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入管から「資料提出通知書」が届いた際の対応の流れや期限については、関連記事永住ビザの『資料追加通知』が来たら？注意すべき2つのポイントで基礎知識を解説しています。
本記事では、さらに踏み込み、当事務所が実際に受け取った入管からの「資料提出通知書」の事例を参考に、どのような書類の提出を求められるのか、また、指定された書類を提出できない場合にどのように対応すべきかを、永住許可申請を専門とする行政書士が解説します。
なお、資料提出通知書に記載される資料や提出期限は、申請内容や個別の事情によって異なります。以下は実際の対応例を整理したものであり、すべての申請に同じ資料が求められるわけではありません。実際に通知書が届いた場合は、必ず通知書の記載内容を優先して確認してください。
1. 実際の資料提出通知書から見る5つの典型パターン
当事務所が取り扱った、東京出入国在留管理局、横浜支局、川崎出張所などからの資料提出通知書を参考に、よくある指定内容を5つのパターンに整理して紹介します。
パターン1：高度専門職ポイント申請（ポイント立証・年収証明）
高度専門職の在留資格で申請する場合や、高度専門職ポイントを利用して永住許可申請を行う場合には、申請時点だけでなく、基準となる過去の時点においても所定のポイントを満たしていたか、資料による確認を求められることがあります。
求められる主な資料
- 申請時点および1年前・3年前など、該当する時点の高度専門職ポイント計算表と、その各項目を証明する資料
- 今後1年分の見込み給与証明書（勤務先が作成するもの）
- 経営者の場合、直近の決算報告書など事業状況を確認できる資料
- 社会保険料の納付状況を確認できる資料。通知書で各月の収納年月日が分かる証明書を指定されている場合は、その指定に沿って取得する
ポイント計算表だけでは、学歴、職歴、年収、資格、日本語能力などの各項目を立証できないことがあります。計算表の点数と添付資料の内容が一致しているか、対象となる時点に注意して確認しましょう。
パターン2：転職・勤務形態の変更（職務内容説明書・退職証明書）
永住許可申請の審査中に転職した場合や、現在の職務が在留資格に適合しているか、勤務状況や収入がどのようになっているかを確認する必要がある場合に、追加資料を求められることがあります。
求められる主な資料
- 現職の在職証明書（採用年月日、職務内容、育児休業や時短勤務の期間など、通知書で求められた事項を記載したもの）
- 現職で担当する職務内容説明書（勤務先が作成し、具体的な業務内容や専門性を説明したもの）
- 雇用契約書または労働条件通知書の写し
- 前職の退職証明書および直近の源泉徴収票
- 通知書で指定された期間の給与明細書の写し
職務内容説明書は、職名だけを記載するのではなく、日常的に担当している業務、必要な知識・技術、責任の範囲などを具体的に記載してもらうことが大切です。転職や勤務形態の変更があった場合は、経緯と現在の状況を整理し、提出資料の内容に食い違いが生じないようにしましょう。
パターン3：税金（住民税・国税）の納付履歴
永住審査では、住民税などの納税状況や、定められた納期限を守って納付しているかが確認されます。特に、納付書を使って自分で納める普通徴収の場合、納税証明書だけでは個々の納付日を確認できず、領収証書などの追加提出を求められることがあります。
求められる主な資料
- 住民税の課税証明書・納税証明書（通知書で指定された年度分）
- 普通徴収の場合：納付領収書の写しなど、納付日を確認できる資料
- 特別徴収（給与天引き）の場合：特別徴収税額決定通知書や、天引きの状況を確認できる給与明細書など
- 国税の納税証明書（「その3」など、通知書で指定された種類）
領収書を紛失した場合や、口座振替のため領収書が発行されていない場合は、代わりに提出できる資料があるかを自治体や金融機関に確認し、必要に応じて事情を説明する書面を添えます。納税証明書に納付日が記載されているとは限らないため、証明書の記載内容を事前に確認してください。
パターン4：年金・健康保険の納付状況
公的年金や健康保険について、未納や納付遅れがなかったか、加入・納付状況が適切かを確認するため、追加資料の提出を求められることがあります。
求められる主な資料
- 年金記録に係る「被保険者記録照会回答票」や「被保険者記録照会（納付Ⅰおよび納付Ⅱ）」など、通知書で指定された年金記録資料
- 国民年金の免除・納付猶予を受けていた場合、免除等の申請日や承認状況を確認できる資料
- 国民健康保険税・保険料の納税証明書や納付領収書など、指定された期間の納付状況が分かる資料
年金・健康保険に関する書類は、加入していた制度や納付方法によって取得先や必要な資料が異なります。通知書に書かれた対象期間と資料名を確認し、不明点がある場合は年金事務所、市区町村などの窓口に問い合わせましょう。
パターン5：配偶者・家族関係、および身元保証
配偶者に関する申請や、同居する家族を含めた世帯状況の確認が必要な場合には、家族関係、世帯の収入、納税状況、身元保証に関する資料などを求められることがあります。
求められる主な資料
- 世帯全員の住民票（マイナンバーの記載がないもの。その他の記載事項は通知書の指定に従う）
- 戸籍謄本、出生証明書、婚姻証明書など、家族関係を証明する資料
- 配偶者や家族の職業・所得・年金・国税の納税状況を確認できる資料（通知書で求められた場合）
- 身元保証人の身分証明書（運転免許証など、通知書で指定されたもの）
家族に関する資料は、申請者本人だけでなく、配偶者や同居家族の状況を確認する目的で求められることがあります。ただし、必要な範囲は案件ごとに異なりますので、世帯全員分の資料を一律に提出すると考えるのではなく、通知書に記載された対象者と資料を確認してください。
2. 実際の通知書に書かれている入管からの指示
資料提出通知書が届いたときは、指定された書類を集めるだけでなく、期限、提出できない資料の説明方法、個人情報のマスキングなど、通知書に記載された指示を一つずつ確認することが重要です。
1. 提出期限に間に合わない場合
通知書には「〇年〇月〇日までに提出してください」など、具体的な提出期限が記載されています。期限は案件によって異なりますが、実務上、2週間程度の期間が指定されることもあります。
通知書には、連絡がないまま提出期限を過ぎた場合、すでに提出された資料のみで審査する旨が記載されていることがあります。海外から証明書を取り寄せる必要がある場合や、役所での発行に時間がかかる場合など、期限までに準備できない可能性が分かった時点で、通知書に記載された担当部署へ速やかに連絡してください。
連絡する際は、提出できない理由、取得手続の状況、提出できる見込み日を具体的に伝え、期限の延長が可能か確認しましょう。延長が認められるとは限らないため、連絡しただけで期限が自動的に延長されると考えず、担当部署の案内に従ってください。
2. 入管への事前連絡と、提出できない書類の説明
通知書の欄外などに「提出できない書類はA4サイズの説明書を作成して提出してください」といった指示が記載されている場合があります。
例えば、「普通徴収の納付領収書を紛失した」「口座振替のため領収書が発行されていない」といった場合、単に「ありません」と記載するのではなく、提出できない事情と代替資料を整理して説明することが大切です。
A4サイズの説明書に記載する主な内容
- 提出できない客観的な理由：紛失した経緯、領収書が発行されていない事情など
- 納付状況に関する説明：実際の納付状況を、確認できる範囲で正確に記載する
- 代替資料の案内：納税証明書、通帳の該当ページ、口座振替の記録など、添付する資料を明記する
説明書では、事実と異なる説明をしたり、確認できていない内容を断定したりしないよう注意してください。納付状況を証明する資料が別途取得できるか、自治体や金融機関に確認することも有効です。通知書に事前連絡の指示がある場合は、その指示に従って担当部署へ連絡しましょう。
3. 個人情報の黒塗り処理
通知書で個人情報のマスキングが指示されている場合は、指定された箇所を見えない状態にして提出します。実際の指示例として、次のような項目があります。
- 医療保険の資格情報：保険者番号、被保険者等記号・番号など、指示された情報をマスキングする
- 年金資料：基礎年金番号をマスキングする
- 住民票：マイナンバー（個人番号）の記載がないものを取得する
マスキングの対象は、提出する書類や通知書の指示によって異なる場合があります。必要な情報まで隠してしまうと審査に必要な内容を確認できなくなる可能性があるため、通知書の指示をよく読み、指定された箇所だけを適切に処理してください。住民票は、原則としてマイナンバーの記載がないものを取得し、その他の省略事項については通知書の指定に従います。
4. 証明書の発行年月日ルール
証明書には、発行から一定期間内のものを提出するよう指定されることがあります。実務上、日本国内で発行された証明書は発行日から3か月以内、外国で発行された証明書は原則として発行日から6か月以内とされるケースがありますが、すべての書類に一律で適用されるとは限りません。
- 日本国内で発行される証明書：発行日から3か月以内のものを求められる場合がある
- 外国で発行される証明書：発行日から原則6か月以内のものを求められる場合がある
証明書の有効期間や発行日の条件は、書類の種類や提出先の指示によって異なることがあります。通知書に具体的な条件が書かれている場合は、その内容を優先してください。取得に時間がかかる書類は、提出期限と発行日要件の両方を確認して準備しましょう。
3. 資料提出通知書に関するよくある質問（FAQ）
Q1. 自分で納付した住民税や国民健康保険の領収書を捨ててしまいました。どうすればいいですか？
そのうえで、領収書を提出できない理由と納付状況を説明するA4サイズの書面を作成し、取得できた代替資料を添付します。ただし、納税証明書で納付日まで確認できるとは限らないため、証明書に記載される内容を確認し、通知書の指示に沿って対応してください。
Q2. 通知書で「世帯全員の住民票」を求められましたが、同居する家族の資料もすべて出し直す必要がありますか？
ただし、永住審査で必要とされる資料は個々の申請状況によって異なり、同居する家族のすべての資料を常に提出するという意味ではありません。通知書に書かれた対象者・書類・期間を確認し、不明な点は担当部署に問い合わせてください。
Q3. 「直近1年分の見込み給与証明書」に決まったフォーマットはありますか？
会社の担当者や社印の要否など、形式に関する条件が通知書に記載されている場合は、その指示に従ってください。金額の算定根拠が分かるようにし、雇用契約書や給与明細書など、ほかの提出資料と内容が矛盾しないよう確認しましょう。
まとめ
「資料提出通知書」は、永住許可申請の審査中に、追加で確認する必要がある事項について資料の提出を求めるものです。通知書が届いた場合は、指定された資料を正確に準備し、期限内に提出することが重要です。
大切なのは、単に書類を集めて送るだけではなく、入管が何を確認しようとしているのかを考え、提出できない資料がある場合には、その理由と代替資料を分かりやすく説明することです。期限に間に合わない可能性があるときは、放置せず、通知書に記載された担当部署へ早めに連絡してください。
当事務所で対応した事例では、追加資料を提出した後、2週間から1か月程度で許可の連絡を受けたケースもあります。ただし、審査期間は個別の事情や入管の審査状況によって異なり、追加資料の提出後、必ずその期間内に許可されるわけではありません。